Vous avez déjà trouvé un(e) candidat(e) approprié(e) que vous souhaitez employer pour un stage ?
Si l’étudiant(e) est originaire d’un pays tiers (hors UE/AELE), nous nous ferons un plaisir de vous aider pour la demande d’autorisation de séjour et de travail. Si cette personne est citoyenne d’un État de l’UE/AELE, nous vous invitons à vous adresser à l’office cantonal des migrations.
Pourquoi déposer votre demande de visa via IAESTE ?
- Procédure simplifiée : en tant qu’organisme d’échange, l’IAESTE est mandatée par le SEM pour soumettre les demandes de visa, par le biais d’une procédure simplifié, au nom d’employeurs suisses engageant des stagiaires de pays tiers (cf. instructions du Secrétariat d’Etat aux migrations, chapitre 4, point 4.7.5).
- Expérience : naviguer la bureaucratie administrative peut parfois être difficile, nous travaillons en étroite collaboration avec les autorités depuis de nombreuses années et nous vous guiderons, vous et votre stagiaire, pour assurer un processus fluide.
- Gain de temps : nous nous occupons de rassembler, vérifier et soumettre toute la documentation.
- Intégration du stagiaire : les stagiaires sont admis dans le réseau IAESTE, cela signifie qu’ils sont invités à participer aux activités que nous organisons, leur donnant l’opportunité de rencontrer d’autres étudiants/stagiaires du monde entier.
- Soutenir notre mission : chaque stage en Suisse géré par notre organisation soutient notre programme d’échange et nous aide à envoyer des étudiants STEM suisses en stage à l’étranger.
Conditions et critères d’éligibilité
Afin de demander un visa pour votre étudiant, les conditions suivantes établies par les autorités suisses doivent être remplies :
- Le stage doit être une partie obligatoire du cursus d’études et cela doit être confirmé par une lettre officielle de l’université
- L’étudiant doit rester inscrit auprès de son université pendant toute la durée du stage (les diplômés ne sont pas éligibles)
- Un seul stage obligatoire sera accordé par niveau d’études (Bachelor/Master)
- Le stage peut durer au maximum 12 mois
- Il n’est pas possible de prolonger la durée initiale du stage
- Le stage doit être rémunéré, généralement minimum 2000 CHF / mois, mais cela peut varier selon le canton, le domaine d’études et le niveau d’études. Nous recommandons un salaire minimum de 2300 CHF par mois afin de couvrir la forte augmentation du coût de la vie.
Documents requis de l’Employeur et de l’Étudiant
Pour éviter tout retard, la demande de visa doit nous être soumise au moins huit semaines avant le début du stage. Veuillez noter que l’étudiant doit souvent obtenir un visa à l’étranger, ce qui ajouter un délai supplémentaire de traitement.
- Un programme de formation* pour le stage : une liste détaillée des activités/objectifs de travail du stagiaire, avec des informations sur la période prévue dans chaque service concerné.
- Une copie du contrat de travail* : signé par les deux parties et avec un salaire minimum de CHF 2000 par mois (il existe différentes approches adoptées par les cantons suisses, selon le domaine et niveau d’études). Nous recommandons un salaire minimum de 2300 CHF par mois afin de couvrir la forte augmentation du coût de la vie. Seul un emploi à temps plein est autorisé.* sur papier à lettre officiel, daté et signé
- Un CV
- Un document officiel de l’université étrangère qui confirme que l’étudiant effectue un stage obligatoire* (les autorités se référeront à ce document pour déterminer la durée du permis, les dates/durée mentionnées doivent donc correspondre au contrat de stage)
- Une attestation d’inscription de l’université étrangère pour toute la durée du stage*
- Une copie du passeport du stagiaire dont nous conseillons que la validité soit au moins de trois mois après la date de fin de stage
- Si le candidat étudie actuellement en Europe : justificatif de titre de séjour* sur papier à lettre officiel, daté et signé
Frais service visa
(nouveaux frais applicables dès le 01.09.2024)
Les frais de service visa IAESTE suivants sont facturés à l’employeur :
- Stages jusqu’à 4 mois 1200 CHF (hors TVA)
- Stages de plus de 4mois 1500 CHF (hors TVA)
- Surtaxe demande dernière minute 500 CHF (hors TVA)
Les frais de dossier des autorités sont en sus et varient selon le canton et la durée du stage, ces frais s’élevant à env. CHF 350-650. Les factures correspondantes sont envoyées par les autorités directement à l’employeur, elles sont généralement envoyées avec la décision de permis/visa.
Les frais de service IAESTE s’appliquent même en cas de refus des autorités ou d’annulation par l’étudiant ou l’employeur après le dépôt de la demande. Cependant, nos vérifications approfondies des documents, notre vaste expérience en matière d’immigration et nos contacts étroits avec les autorités signifient que c’est très rarement le cas.
*Nous vous conseillons de soumettre tous les documents requis pour votre demande de visa dès que possible. Veuillez noter que si vos documents de visa sont reçus moins de quatre semaines avant le début du stage prévu, un frais supplémentaires de CHF 500 sera facturé en raison du délai serré et de la charge de travail qui en découle. Cela n’affectera cependant pas le délai de traitement standard des autorités pouvant aller jusqu’à 8 semaines.
Conditions de paiement
La facture est envoyée, selon votre préférence, par email ou par poste à l’issue de la demande. Le délai de paiement est de 30 jours. En cas de retard de paiement, le 1er rappel est gratuit (rappel de paiement, nouveau délai de 7 jours). En cas de 2e rappel, un montant supplémentaire de 100 CHF sera facturé.
Les dépenses supplémentaires en rapport avec la facturation, par exemple la saisie sur les portails, donnent lieu à un supplément de frais de 250 CHF.
Veuillez noter qu’il n’existe aucun droit à la délivrance d’une autorisation de séjour et de travail.
L’IAESTE ne peut être tenue pour responsable en cas de refus de délivrance ou, éventuellement, en cas de délivrance tardive de l’autorisation.